Kalender exportieren: ICS-Dateien, PDFs und Abonnements

Erst das Ergebnis, dann das Format wählen

Ein Kalenderexport kann unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Soll eine andere Kalender-App Ereignisdatensätze lesen, wählen Sie ein unterstütztes strukturiertes Format wie ICS. Für einen lesbaren Zeitplan eignet sich ein PDF oder Ausdruck. Für spätere Änderungen prüfen Sie ein Abonnement oder eine Freigabe mit Berechtigungen.

Ein PDF hält das gespeicherte Layout fest; es ist keine Importdatei für Termine. Eine heruntergeladene ICS-Datei enthält Daten zum Zeitpunkt des Downloads. Ein ICS-Abonnement verwendet eine Adresse, die der Kalender erneut abruft. Die Dateiendung allein unterscheidet nicht zwischen importierter Momentaufnahme und laufendem Abonnement.

Eine Wochenendreise als PDF lässt sich gut lesen. Ein Kollege, der Termine in ein anderes Konto überträgt, braucht Ereignisdaten. Ein Vereinsmitglied, das sich ändernde Spieltermine verfolgen möchte, braucht eine aktualisierte Quelle. Klären Sie das Ziel vor dem Versand.

Mit dem Konto beginnen, das die Termine enthält

Identifizieren Sie auf dem iPhone Kalender und Konto mit den benötigten Ereignissen. Eine gemeinsame Ansicht kann mehrere Konten, Freigaben und Abonnements enthalten. Das macht daraus keinen einzelnen Quellkalender für den Export.

Für Google Kalender benötigen Sie einen Computer; die Google-Kalender-App bietet keinen Export. Öffnen Sie auf der Website „Settings“, „Import & export“ und „Export“. Die ZIP-Datei enthält einzelne ICS-Dateien. Für einen Kalender wählen Sie dessen „Settings and sharing“ und „Export calendar“. Google verlangt Berechtigung zur Verwaltung von Änderungen und Freigaben; auch eine Organisation kann den Export einschränken.

Ist der Kalender in Kalender auf dem Mac verfügbar, wählen Sie ihn in der Seitenleiste und nutzen „File > Export > Export“ für eine ICS-Datei. Dies ist ein Mac-Verfahren, kein versteckter iPhone-Befehl. Prüfen Sie vor dem Speichern den ausgewählten Kalender.

Wenn ein PDF-Zeitplan gebraucht wird

Verwenden Sie in Kalender auf dem Mac „File > Print“ und wählen Sie Layout, Datumsbereich und Kalender. Im macOS-Druckdialog nutzen Sie das PDF-Menü und „Save as PDF“. Öffnen Sie das Ergebnis vor dem Versand: Ein kleines Raster kann wichtige Angaben abschneiden oder weglassen.

Nennen Sie im Begleittext den Zeitraum und die relevante Zeitzone. Prüfen Sie private Termine, Notizen und Orte vor der Weitergabe. Spätere Kalenderänderungen verändern kein bereits versandtes PDF. Kennzeichnen Sie eine überarbeitete Kopie eindeutig.

Abonnieren und Veröffentlichen ist keine Sicherung

Microsoft unterscheidet für Outlook im Web ausdrücklich: Eine veröffentlichte ICS-Datei herunterzuladen und zu importieren erzeugt eine Kopie ohne spätere Aktualisierungen. Ein Abonnement der ICS-Adresse folgt Änderungen. Das Aktualisierungsintervall hängt vom Anbieter des Empfängers ab; der veröffentlichte Kalender ist schreibgeschützt.

Wo verfügbar, können Sie in Outlook über „Settings > Shared calendars > Publish a calendar“ Kalender und Detailgrad wählen. Veröffentlichung ermöglicht Ansicht oder Abonnement. Nutzen Sie das für eine beabsichtigte Zielgruppe, nicht als private Sicherung. Ein gespeicherter Link bleibt von der Verfügbarkeit der Quelle abhängig.

Was Cloud Calendars beim Teilen bereitstellt

Wir entwickeln Cloud Calendars. Die Ereignisfreigabe bietet App Clip, E-Mail und QR-Code als Wege für Einladungslinks. Diese erfüllen einen anderen Zweck als der Download eines ganzen Kalenders. Ein Link kann zu einer Einladung oder einem Abonnement führen, ist aber kein portables Archiv aller angezeigten Kalender.

Dieser Leitfaden enthält keine Anleitung zum vollständigen ICS-, CSV- oder PDF-Export aus Cloud Calendars. Nutzen Sie dafür die dokumentierten Anbieter- oder Mac-Verfahren. Für einen einzelnen Termin hilft unser Freigabeleitfaden. Für einen laufenden gemeinsamen Zeitplan klären Sie zuerst, wer Zugriff, Aktualisierungen oder Bearbeitungsrechte braucht.

Eine Kopie prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen

Behalten Sie den Originalkalender während der Prüfung. Notieren Sie Konto, Kalendername und Exportdatum. Testen Sie einen Import nach Möglichkeit in einem eigenen Zielkalender. Vergleichen Sie einen normalen Termin, ein ganztägiges Ereignis und eine Serie mit einem geänderten Einzeltermin.

Eine Übertragung garantiert nicht den Erhalt aller Meetingfunktionen. Google weist darauf hin, dass importierte Ereignisse keine Gäste und Konferenzdaten enthalten und CSV-Wiederholungen zu einzelnen Terminen werden können. Prüfen Sie Einladungen, Meetinglinks und Wiederholungen vor Abschluss einer Migration.

Apple bietet auf dem Mac außerdem „File > Export > Calendar Archive“ für ein ICBU-Archiv. Das unterscheidet sich vom Export einer ICS-Datei. Apple warnt, dass ein Archivimport aktuelle Kalenderinformationen und Daten ersetzt. Verwenden Sie eine Archivwiederherstellung nicht als beiläufigen Importtest.