Служебни и лични календари в едно приложение: достъп и права
Общият изглед помага да забележите застъпвания, без да губите яснота към кого принадлежи всяко събитие. Проверете както показваните календари, така и връзките с акаунти, чрез които се съхраняват техни копия. Това ръководство е написано от Arte Soft, разработчика на Cloud Calendars.
Какво предполагат почти всички
Събирането на служебни и лични календари в едно приложение обединява и правата им за споделяне.
Общият изглед е различен от споделения достъп
Приложението може да показва избрани календари заедно, като всеки запазва собствения си акаунт и права. Ръководството на Apple за няколко календара описва избора на показвани календари, задаването на цветове и избора на календар по подразбиране. Тези настройки на изгледа не прехвърлят собствеността върху събитията.
Преди да свържете служебен акаунт, проверете изискванията на организацията си. Google посочва, че администраторите могат да ограничават споделянето на календари. Удобният личен преглед не ви дава разрешение да публикувате служебни подробности или да заобикаляте ограниченията на акаунта.
Връзките на Cloud Calendars с Google и Microsoft използват огледални календари в хранилището за календари на iPhone. Наличните източници на календари могат да повлияят къде се съхраняват тези копия. Затова свързването на служебен акаунт изисква одобрение за действителния обмен и съхранение на данните, а не само за името на акаунта в общия изглед.
Използвайте цветовете и видимостта за по-ясен преглед
Задайте различни цветове на служебните и личните календари и прегледайте натоварен ден, докато и двата вида са видими. Когато искате по-тесен изглед, скрийте календар, вместо да изтривате събитията му. Ръководството на Apple за дублирани календари обяснява показването и скриването чрез отметки. Преди да приемете нов ангажимент, покажете отново всички календари, които имат значение за решението, и сравнете седмицата с тях. Празният филтриран изглед не доказва, че времето е свободно.
Скриването на календар не променя кой има право на достъп до него. В Cloud Calendars изборът на календари има значение и за синхронизацията с Google и планирането на известия, затова не приемайте, че премахването на отметката променя само показаното на екрана. Проверявайте важните промени при съответния доставчик и преглеждайте отделно настройките за известия, ако целта е спокойна вечер. Запазете достъпа до одобрено служебно приложение, ако организацията ви го изисква.
Проверете къде ще се запише събитието
Календарът по подразбиране е полезна отправна точка, но не гарантира, че всеки ангажимент принадлежи там. При лична среща проверете избрания календар преди запазване. За служебна среща използвайте служебния календар и установения в организацията процес за покани.
Не премествайте и не копирайте покана само за да се появи в общия ви изглед. Microsoft разграничава събитията, които сте създали, от срещите, организирани от друг: промяната на показваното при вас копие не е надежден начин да уведомите организатора или участниците за актуализация. Запазете оригиналната покана и обсъдете промяната на часа с организатора.
Какво добавят плановете на Cloud Calendars
Cloud Calendars поддържа календарни изгледи на iPhone и iPad. Планът Base включва синхронизация с Google Calendar и изглед с няколко календара. Advanced добавя премахване на рекламите; Premium добавя поддръжка за Microsoft Calendar и Teams. Актуалните местни цени се показват в приложението и App Store.
Advanced не е платено разрешение за управление на всеки акаунт. Абонаментът не прави календар само за четене редактируем и не отменя служебната политика. Локалните календари могат да се използват без акаунт; връзките с доставчици и споделянето имат собствени изисквания за вход.
Проверете как колегите виждат заетото време
Да предположим, че лична среща трябва да попречи на колегите да ви резервират този час, но те не бива да научават заглавието ѝ. Това, че я виждате до служебните събития на телефона, е само вашият преглед. Първо установете дали служебният акаунт изобщо съдържа запис за заетостта ви, а след това проверете какво вижда конкретният колега.
Ако организацията ви позволява ръчно добавен блок за заето време в служебния календар, преди запазване прегледайте календара, заглавието, бележките, мястото, участниците и статуса на заетост. Не копирайте в него подробности от личната среща. Това е одобрена уговорка, която създавате и проверявате сами, а не автоматична функция на Cloud Calendars за скриване на подробности. Поддържайте последващите промени съгласувани, без да превръщате втория запис в още една покана.
Как изглежда
Какво да направите
- Проверете дали работодателят ви разрешава свързването на акаунта.
- Изберете различни цветове и покажете необходимите за прегледа календари.
- Проверявайте календара за запис при създаване на ново събитие.
- Скривайте временно календар за по-тесен изглед; не изтривайте събития, за да го подредите.
- Преглеждайте правата за споделяне и известията отделно от видимостта на календара.
Въпроси
- Ще вижда ли работодателят ми личните събития само защото двата календара са в едно приложение?
- Общото показване само по себе си не дава право за споделен достъп. Проверете към кой акаунт принадлежи всяко събитие, настройките му за споделяне и правилата на работодателя за управление на устройството. Внимавайте да не запишете лична среща в служебен календар по погрешка.
- Нужен ли ми е Advanced, за да виждам Google и личните календари заедно?
- Синхронизацията с Google Calendar и изгледът с няколко календара са функции на Base. Advanced премахва рекламите. Поддръжката за Microsoft Calendar е част от Premium; правата на акаунта продължават да важат.
- Cloud Calendars заменя ли автоматично личните подробности със служебен блок за заето време?
- Не разчитайте на това. Общото показване и създаването на огледални календари са различни от изрично правило, което копира заетостта в друг акаунт и скрива личните подробности. Проверете уговорката, която организацията ви разрешава.