仕事と個人のカレンダーを1つのアプリで見る：所有者と権限は分けて考える

まとめて見ることと、アクセスを共有することは別

カレンダーアプリは、選択した複数のカレンダーを、それぞれのアカウントと権限を保ったまま表示できます。Appleの複数カレンダーのガイドでは、表示するカレンダー、色、デフォルトのカレンダーを選ぶ方法が説明されています。こうした表示設定は、予定の所有者を変更する操作ではありません。

仕事用アカウントを接続する前に、組織の要件を確認してください。Googleは、管理者がカレンダーの共有を制限できることを説明しています。個人用の一覧が便利だからといって、仕事の詳細を公開したり、アカウントの制限を回避したりする権限が得られるわけではありません。

Cloud CalendarsのGoogleおよびMicrosoft接続では、iPhoneのカレンダーストアにミラー用のカレンダーを作成します。利用できるカレンダーの保存元によって、これらのコピーの保存先が変わる場合があります。そのため、仕事用アカウントの接続は、一覧に表示されるアカウント名だけでなく、実際のデータの転送・保存方法について承認を得る必要があります。

色と表示の切り替えで見通しをよくする

仕事と個人のカレンダーに異なる色を付け、両方を表示した状態で予定の多い日を確認します。表示を絞りたい場合は、予定を削除せずにカレンダーを非表示にします。Appleの重複カレンダーのガイドでは、チェックボックスで表示を切り替える方法が説明されています。新しい予定を引き受ける前には、その判断に関係するカレンダーを再表示し、すべてを含めて週の予定を比較してください。絞り込んだ表示が空でも、その時間が空いているとは限りません。

カレンダーを非表示にしても、誰がアクセスできるかは変わりません。Cloud Calendarsでは、カレンダーの選択がGoogleとの同期や通知のスケジュールにも関係するため、選択を外しても画面の見え方だけが変わるとは考えないでください。重要な変更は元のサービスで確認し、夜を静かに過ごしたい場合は通知設定を別に確認します。組織が指定する場合は、承認済みの業務用アプリも使える状態にしておいてください。

保存前に予定の保存先を確認する

デフォルトのカレンダーは便利な出発点ですが、すべての予定の適切な保存先とは限りません。個人の予定を保存する前に、選択したカレンダーを確認します。仕事の会議には仕事用のカレンダーを使い、組織の招待手順に従ってください。

自分の一覧に表示させるためだけに、招待を移動したりコピーしたりしないでください。Microsoftは、自分が作成した予定と、他の人が主催する会議を区別しています。自分に表示されるコピーを変更しても、主催者や参加者の予定が確実に更新されるわけではありません。元の招待を残し、時間の変更は主催者に相談しましょう。

Cloud Calendarsの各プランで追加される機能

Cloud Calendarsは、iPhoneとiPadでカレンダー表示に対応しています。BaseにはGoogle Calendarとの同期と複数カレンダー表示が含まれます。Advancedは広告を削除し、PremiumはMicrosoft CalendarとTeamsへの対応を追加します。現在の地域別料金は、アプリとApp Storeで確認できます。

Advancedは、すべてのアカウントを管理する権限を購入するものではありません。サブスクリプションによって読み取り専用のカレンダーが編集可能になったり、職場の方針が無効になったりすることはありません。端末内のカレンダーはアカウントなしで利用できますが、サービスへの接続や共有にはそれぞれのサインイン要件があります。

個人情報を含めない予定ブロックを、相手側から確認する

個人の予定がある時間に同僚から会議を入れられないようにしつつ、その予定のタイトルは知らせたくないとします。スマートフォンで仕事の予定と並べて見えるだけでは、自分用の一覧にすぎません。まず、仕事用アカウントにその時間の予定あり情報が実際に記録されているかを確認し、次に想定する同僚から何が見えるかを確認してください。

組織が仕事用カレンダーへの手動の時間ブロックを認めている場合は、保存前に保存先、タイトル、メモ、場所、参加者、空き時間の設定を確認します。個人の予定の詳細をコピーしないでください。これは、承認された方法で自分が作成して確認する運用であり、Cloud Calendarsが自動で詳細を隠す機能ではありません。後の変更も整合させつつ、2つ目の記録を別の招待にしてしまわないようにします。