Wat je gasten met een afspraak kunnen doen
Iemand uitnodigen geeft meer dan een plaats en een tijd. In een gewone Google-afspraak ziet een gast doorgaans wie er nog meer gevraagd is, en mag hij er vaak mensen bij zetten.
Wat bijna iedereen aanneemt
Dat een gast alleen kan accepteren of weigeren.
De drie vinkjes
Afspraak wijzigen laat een gast tijd, plaats en titel voor iedereen veranderen. Zelden gewenst, makkelijk aan gelaten.
Anderen uitnodigen laat een gast mensen toevoegen die jij nooit hebt ontmoet. Gastenlijst zien toont iedereen die gevraagd is en hun antwoord — prima in een team, ongemakkelijk bij een klant, fout bij alles wat lijkt op een groep losse klanten.
Waar het stil misgaat
Eén afspraak, veel losse ontvangers, zichtbare lijst: nu heeft iedereen iedereen. Dat ene vinkje is het verschil tussen een vergadering en een gelekt adresboek.
De instellingen horen bij de afspraak, niet bij het account: ze vallen elke keer terug op je standaard en moeten worden bedacht bij de afspraken die ertoe doen, niet één keer.
De cijfers
| Wat het beschrijft | Waarde |
|---|---|
| Wat het versturen van één afspraak uit de app kost | 0 |
Hoe het eruitziet
Wat te doen
- Zet «gastenlijst zien» uit bij alles dat naar mensen gaat die elkaar niet kennen.
- Laat «afspraak wijzigen» uit, tenzij iemand echt voor je plant.
- Controleer de vinkjes op de afspraak, niet in je instellingen: daar horen ze thuis.
Vragen
- Zien gasten elkaar bij een uitnodiging in Google Agenda?
- Standaard meestal wel. «Gastenlijst zien» toont iedereen die is uitgenodigd en hun antwoord: prima in een team, ongemakkelijk bij een klant, fout wanneer de gasten losse klanten zijn.
- Kan een gast de tijd van mijn vergadering wijzigen?
- Als «afspraak wijzigen» aan staat wel, en de wijziging geldt voor iedereen. Zelden gewenst en makkelijk aan gelaten.
- Hoe voorkom ik dat gasten anderen uitnodigen?
- Zet «anderen uitnodigen» uit op de afspraak zelf. Deze instellingen horen bij de afspraak en niet bij het account, dus ze vallen elke keer terug op je standaard.